Daripada Invois Tulisan Tangan kepada Sistem Automatik: Perjalanan Pendigitalan Hong Eng Frozen Food

HONG ENG FROZEN FOOD ENTERPRISE telah menjalankan perniagaan makanan sejuk beku selama tujuh tahun.

Bermula sejak zaman MCO, perniagaan ini terus berkembang dan membina reputasi yang baik di Pulau Pinang melalui pelbagai produk berkualiti seperti bebola ikan buatan sendiri, bahan steamboat dan hotpot, makanan salai dan awet, produk vegetarian, makanan dalam tin serta pelbagai jenis makanan sejuk beku.

Dengan pengalaman bertahun-tahun dan kualiti produk yang konsisten, Hong Eng Frozen Food berjaya membina kepercayaan pelanggan serta kumpulan pelanggan tetap.

Namun apabila perniagaan semakin berkembang, jumlah transaksi harian juga semakin meningkat.

Hari ini, Hong Eng Frozen Food mengendalikan lebih daripada 80 invois sehari.

Kaedah yang dahulunya mudah dan praktikal — iaitu menulis invois secara manual — mula menjadi semakin mencabar untuk diuruskan pada skala perniagaan sekarang.

Apabila Lebih 80 Invois Sehari Mula Menjadi Cabaran

Bagi perniagaan kecil, menulis invois secara manual mungkin masih mudah dan praktikal.

Tetapi apabila jumlah pesanan melebihi 80 sehari, ditambah pula dengan pelbagai jenis produk, kelemahan sistem manual mula lebih ketara.

1. Lebih Banyak Produk, Lebih Banyak Risiko Kesilapan

Hong Eng Frozen Food menawarkan pelbagai jenis produk, daripada bebola ikan buatan sendiri dan bahan steamboat, hinggalah makanan sejuk beku, produk vegetarian dan makanan dalam tin.

Pada waktu sibuk, pekerja perlu melayan pelanggan, mencatat produk, memasukkan kuantiti dan mengira jumlah bayaran pada masa yang sama.

Kesilapan kecil seperti tertinggal item, tersalah kuantiti atau tersalah kira jumlah bayaran boleh menyebabkan invois perlu disemak dan ditulis semula.

Nampak seperti perkara kecil, tetapi apabila ia berlaku berulang kali setiap hari, ia boleh menjejaskan produktiviti pekerja dan pengalaman pelanggan.

2. Menulis Invois Berulang Kali Mengambil Masa

Menulis lebih daripada 80 invois setiap hari bermakna sebahagian besar masa pekerja digunakan untuk merekod maklumat secara manual.

Masa yang sepatutnya boleh digunakan untuk melayan pelanggan, menyusun produk dan mengurus operasi kedai terpaksa digunakan untuk menulis invois, membuat pengiraan dan menyemak pesanan.

Pada waktu puncak, proses manual ini juga boleh menyebabkan proses pembayaran menjadi lebih perlahan dan pelanggan terpaksa menunggu lebih lama.

3. Kerja Belum Selesai Walaupun Kedai Sudah Tutup

Membuat invois hanyalah sebahagian daripada proses.

Selepas kedai tutup, pasukan masih perlu menyusun invois kertas, menyemak jumlah jualan dan memastikan transaksi harian direkodkan dengan betul.

Apabila tiba hujung bulan, proses menyemak jualan, pembelian dan stok pula menjadi lebih rumit dan mengambil masa.

Bagi perniagaan yang mengendalikan puluhan pesanan setiap hari, kerja pentadbiran di sebalik setiap invois sebenarnya boleh menjadi satu kos operasi yang tersembunyi.

Mengapa Hong Eng Frozen Food Memerlukan Pendekatan yang Lebih Digital?

Cabaran yang dihadapi Hong Eng Frozen Food bukanlah kerana perniagaan tidak berkembang.

Sebaliknya, perniagaan berkembang sehingga kaedah kerja tradisional yang dahulunya sesuai mula tidak lagi cukup efisien untuk menampung jumlah transaksi sekarang.

Pendigitalan tidak bermaksud membuang semua cara kerja yang telah berjaya digunakan selama bertahun-tahun.

Sebaliknya, ia membolehkan sistem menguruskan tugasan yang berulang, mengurangkan kerja manual dan memberikan lebih banyak masa kepada pekerja untuk fokus kepada perkara yang lebih penting.

Di sinilah AIVAPOS boleh membantu.

1. Proses Invois Lebih Cepat, Kurang Kerja Manual

Produk yang kerap dijual seperti makanan sejuk beku, bebola ikan buatan sendiri dan produk lain boleh dimasukkan terlebih dahulu ke dalam sistem.

Apabila pelanggan membuat pembelian, pekerja hanya perlu memilih produk pada skrin atau mengimbas kod bar untuk memasukkannya ke dalam pesanan.

Maklumat produk, kuantiti dan harga direkodkan secara automatik.

Daripada menulis setiap invois dari awal, pekerja boleh menyediakan pesanan hanya dalam beberapa langkah.

Bagi perniagaan yang mengendalikan lebih daripada 80 invois sehari, penjimatan masa walaupun hanya beberapa saat bagi setiap transaksi boleh menjadi besar apabila dikumpulkan sepanjang hari.

Pengiraan automatik juga membantu mengurangkan risiko kesilapan biasa seperti jumlah yang salah, item yang tertinggal atau kesilapan semasa membuat bayaran.

2. Pengurusan E-Invois Menjadi Lebih Mudah

Dengan pelaksanaan E-Invois di Malaysia, perniagaan kini perlu melihat bukan sahaja kepada invois biasa, tetapi juga bagaimana proses jualan mereka boleh disesuaikan dengan keperluan invois digital.

Bagi perniagaan yang mempunyai jumlah transaksi yang tinggi, menyediakan dan menyusun E-Invois secara manual boleh menambahkan lagi beban kerja pentadbiran.

Dengan proses invois yang didigitalkan, rekod jualan dan aliran kerja E-Invois boleh disusun dengan lebih baik.

Ini membantu mengurangkan keperluan untuk memasukkan atau menyusun semula maklumat secara manual selepas transaksi selesai.

Bagi perniagaan yang mengendalikan lebih daripada 80 transaksi sehari, proses yang lebih tersusun boleh memberikan perbezaan yang ketara dalam operasi harian.

3. Lebih Mudah Mengurus Stok Pelbagai Produk

Pengurusan inventori boleh menjadi satu cabaran besar bagi perniagaan makanan sejuk beku kerana jumlah dan jenis produk yang banyak.

Daripada daging sejuk beku dan produk buatan sendiri kepada bahan steamboat, produk vegetarian dan makanan dalam tin, setiap produk mempunyai jumlah stok dan corak jualan yang berbeza.

Dengan AIVAPOS, rekod jualan dan pengurusan inventori boleh dihubungkan dalam satu sistem.

Apabila produk dijual, rekod stok boleh dikemas kini berdasarkan transaksi tersebut.

Ini memberikan gambaran yang lebih jelas tentang:

• Produk yang paling cepat terjual

• Produk yang perlu ditambah stok

• Produk yang mempunyai lebihan stok

• Produk yang bergerak lebih perlahan

Daripada bergantung sepenuhnya kepada rekod kertas, ingatan atau kiraan stok secara manual, perniagaan mempunyai cara yang lebih sistematik untuk memantau inventori.

4. Laporan Jualan Harian Lebih Mudah Disemak

Pada penghujung hari, data jualan boleh digunakan untuk menghasilkan laporan yang berkaitan.

Daripada mengira dan menyusun puluhan atau ratusan invois kertas satu per satu, perniagaan boleh menyemak prestasi jualan, pergerakan produk dan data operasi dengan lebih mudah.

Ini bukan sahaja dapat mengurangkan kerja pentadbiran selepas kedai ditutup, malah membantu pemilik perniagaan mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang prestasi jualan harian.

Daripada Sekadar Mengurus Perniagaan kepada Mengurusnya dengan Lebih Efisien

Hong Eng Frozen Food telah menghabiskan tujuh tahun membina perniagaannya.

Pertumbuhan tersebut dibina atas kualiti produk, kepercayaan pelanggan dan pengalaman mengurus perniagaan makanan sejuk beku.

Pendigitalan tidak menggantikan kekuatan tersebut.

Sebaliknya, ia membantu perniagaan menggunakan kekuatan yang sedia ada dengan lebih efisien.

Daripada menulis lebih 80 invois sehari kepada proses invois digital yang lebih pantas.

Daripada pengiraan manual kepada rekod yang dikendalikan oleh sistem.

Daripada timbunan kertas kepada data jualan yang lebih tersusun.

Daripada hanya bergantung kepada pengalaman kepada maklumat jualan dan stok yang lebih mudah dipantau.

Ini bukan sekadar menggantikan kertas dengan komputer.

Ia merupakan satu langkah ke arah membina operasi perniagaan yang lebih sistematik supaya dapat menyokong pertumbuhan pada masa akan datang.

Bagi Hong Eng Frozen Food, tujuh tahun yang lalu adalah tentang membina produk, reputasi dan kepercayaan pelanggan.

Langkah pendigitalan seterusnya pula adalah untuk membina asas operasi yang mampu menyokong perniagaan pada skala yang lebih besar.

Kadangkala, transformasi digital bermula dengan sesuatu yang kelihatan kecil — seperti menukar cara invois dibuat.

Tetapi apabila sesebuah perniagaan mengendalikan lebih daripada 80 invois setiap hari, perubahan kecil yang dilakukan secara konsisten boleh menghasilkan peningkatan kecekapan yang besar.

Mengenai AIVAPOS

AIVAPOS ialah platform pengurusan perniagaan berasaskan awan yang direka untuk membantu peruncit, perniagaan F&B dan SME mengurus operasi harian dengan lebih mudah dan sistematik.

Daripada jualan dan invois kepada pengurusan inventori, laporan dan maklumat perniagaan, AIVAPOS menggabungkan proses penting perniagaan dalam satu sistem.

Bagi perniagaan yang ingin beralih daripada invois tulisan tangan kepada operasi digital, pendekatan pengurusan yang lebih sistematik boleh menjadi asas penting untuk menyokong fasa pertumbuhan seterusnya.