从“手工开单”到“自动系统”：丰荣冷冻食品的升级之路

丰荣冷冻食品企业（HONG ENG FROZEN FOOD ENTERPRISE） 在冷冻食品行业经营已有 7 年。

从 MCO 期间一路走到今天，凭着优质的手工鱼丸、火锅打边炉食材、烟熏腊味、素食产品以及各类罐头食品，丰荣冷冻食品逐渐在槟城累积了良好口碑，也建立起稳定的客户群。

对于一家经营多年的传统食品企业来说，业务越来越好，本来是一件值得高兴的事。

但生意增长，也会带来新的挑战。

如今，丰荣冷冻食品每天的开单量已经超过 80 张。当订单数量越来越多，过去简单、熟悉的手写单据，也开始逐渐成为日常营运上的瓶颈。

每天 80 张单，手写开单开始跟不上业务增长

在业务规模较小时，手写单据简单直接。

但当每天需要处理超过 80 张订单，而且产品种类越来越多，问题便开始逐渐浮现。

1. 产品多，手写容易出错

从手工鱼丸、火锅食材，到各种冷冻食品、素食产品及罐头，商品种类繁多。

在繁忙时段，员工需要一边接待顾客、一边记录商品和计算金额。手写过程中难免出现漏写、写错数量或计算错误的情况。

一个小小的错误，不仅需要重新确认订单，也可能影响顾客结账体验。

2. 重复抄写，耗费大量时间

每天超过 80 张 Invoice，意味着员工需要不断重复填写相似的资料。

当大部分时间都花在写单、算账和确认订单上，真正能够投入到顾客服务、整理货品和其他营运工作的时间自然就减少了。

尤其在繁忙时段，手写开单也容易让结账速度变慢。

3. 每天打烊后，还要整理一大堆纸张

开单只是第一步。

营业结束后，还需要整理当天的纸质单据，再核对销售金额、商品销售情况及库存。

到了月底，进销存和销售数据的整理更是一项繁琐的工作。

对于每天已经处理大量订单的商家来说，“开单”与“对账”之间的重复工作，本身就是一项隐形的营运成本。

为什么丰荣冷冻食品需要数字化开单？

丰荣冷冻食品面对的问题，并不是生意不好。

恰恰相反，是因为生意越来越好，原本适合小规模经营的工作方式，开始无法满足现在的业务量。

因此，数字化并不是为了把传统经营方式全部推翻，而是把重复、容易出错的工作交给系统处理，让员工可以把时间用在更重要的事情上。

这也是 AIVAPOS 能够发挥作用的地方。

1. 快速开单，减少重复手写

将常卖的冷冻食品、手工鱼丸及其他商品预先建立在系统中后，员工可以通过屏幕点选或扫描条码快速加入订单。

商品、数量和价格由系统自动记录及计算，不再需要每一张单都从头手写。

对于每天超过 80 张订单的商家来说，即使每一张单只节省一点时间，长期累积下来也能减少大量重复工作。

更重要的是，系统自动计算金额，可以降低人工计算、漏写商品或算错金额的机会。

2. E-Invoice 处理更轻松

随着马来西亚电子发票（E-Invoice）逐步落实，企业面对的已经不只是传统 Invoice 的开具，也需要考虑电子发票相关的流程。

对于每天处理大量订单的商家，如果仍然依靠人工逐张整理和处理，工作量会进一步增加。

通过将开单流程数字化，可以让销售记录与电子发票流程更好地衔接，减少日后重新整理资料的工作。

对于每天 80 张以上订单的企业来说，这种流程上的改善尤其重要。

3. 多品类库存，更容易掌握

冷冻食品行业最大的特点之一，就是商品种类多。

从冷冻肉类、手工食品，到火锅食材、素食及罐头，每一种商品都有自己的库存数量和销售速度。

通过 AIVAPOS，销售记录可以与库存管理结合。

当一项商品售出后，库存能够随着销售记录更新，让商家更容易了解：

• 哪些商品卖得快

• 哪些商品需要补货

• 哪些商品库存较多

• 哪些产品长期销售较慢

过去需要依靠纸张、记忆或人工统计的数据，现在可以更有系统地整理。

4. 营业结束后，不必再逐张整理 Invoice

一天结束后，系统可以根据当天的销售记录生成相关报表。

商家可以更快速地了解当天的销售情况、商品表现及营业数据，而不需要再把几十甚至上百张纸质单据逐张整理、计算和核对。

这意味着员工下班前需要处理的行政工作可以减少，也让老板能够更快掌握当天的生意情况。

从“会做生意”到“更有效率地做生意”

丰荣冷冻食品经营 7 年，能够在竞争激烈的食品行业持续发展，靠的是产品品质、客户信任以及长期累积的经营经验。

数字化并不会取代这些传统优势。

相反，它可以帮助企业把已经建立起来的经营模式变得更加有效率。

从每天手写超过 80 张 Invoice，到通过系统快速开单；从人工计算和整理纸张，到自动记录销售；从凭经验判断库存，到通过数据了解商品销售情况——

这不仅仅是把纸张换成电脑。

这是企业随着业务成长，从传统营运方式迈向更系统化管理的一步。

对丰荣冷冻食品来说，过去 7 年建立的是品牌、产品和客户基础。

而接下来的数字化升级，则是为了让这些基础能够支持未来更大的业务规模。

从手工开单开始改变，也许只是一个小小的改变；但当每天有超过 80 张订单时，小改变累积起来，就能成为企业效率上的大提升。

关于 AIVAPOS

AIVAPOS 是一套云端一体化业务管理平台，帮助零售、食品、餐饮及其他中小企业简化日常营运。

从销售开单、库存管理，到销售数据与报表，AIVAPOS 将不同的业务流程集中在一个系统中，让企业能够减少重复工作，更有效率地管理日常业务。

对于正在从传统手写单据迈向数字化管理的中小企业来说，系统化管理可以成为业务进一步成长的重要基础。